ビクトリア日本友好協会会則と規約
協会会則および規約の改正
１．名称変更 2025年4月13日に行われた日本友好協会の第26回年次総会にて、「日本友好協会」から「ビクトリア日本友好協会」へと変更する。
会則
２．この会の目的は
- ビクトリア周辺に在住又は滞在する日本人および日系の人々の相互援助及び親睦と理解を推進する、
- 日本文化の紹介及びそれを通じてカナダ多様文化主義に貢献することを目的に、日本人社会と非日系の人々とのつながりを推進する、
- 付随的目的として、また上記の目的を達成するために、カナダ各地の日本人及び日系カナダ人の組織と相互援助及び情報交換のために連絡を保つ。
規約
以下、社団法６（１) 節およびその他の規約で述べられている事項についての規約を番号をつけて箇条書きにしていく。
第1章 解釈
１． この規約中では、文脈上それ以外の意味に理解しなければならない場合を除き、
- a.「理事（会）」とは、その時の理事（会）をいう。
b. 「社団法」とは、ブリティッシュコロンビア州のその時々に効力を有する社団法及びその全ての改正法をいう。 - この規約が発効した日における社団法中の定義は、この規約に適用される。
２. 単数を表す語は複数を含み、その逆も又同様とする。また男性を表す語は、女性を含む。
第2章 会員
３．現在における「ビクトリア日本友好協会」の会員及びその後にこの規約の定めるところにより会員となった者で、退会していない者をもって会員とする。
４．本会の会員となるには理事会に申し込み、その承諾を得るものとする。
５．すべての会員はこの会則を擁護し、この規約を遵守しなければならない。
６．年会費は会の年次総会で決定する。
７．その年の年会費若しくは、その他の支払い金又は会に対する債務の支払いが滞っている者は、その支払いが滞っている間は、会員としての義務を怠っているものとし、そういう者を除きすべての会員は会員としての義務を果たしているものとする。
８．会員は次のいずれかのときに退会する。
(a) 退会を書面により理事会に申し出、又は退会届をEmailまたは郵送で会の理事会に送付したとき。
(b) 死亡したとき。
(c) 引き続き１２ヶ月間、会員としての義務を怠っているとき。
第３章 総会
９.
１. 会の総会は社団法の定めるところにより、理事会がその時と場所を決定して開く。
２. 総会は日本語で行われる。
１０. 年次総会以外の総会は特別総会とする。
１１．理事会は以下の場合に特別総会を招集する。
- 理事会が適当と認めるとき、あるいは
- 表決権を有する会員１０名以上の要求があったとき
１２.
- 総会の通知は集会の場所と日と時刻を定めて行い、特別議事の場合は案件の概略を併せ示して行う。
- 総会の通知を受けるべき会員に対して手違いにより通知がなされなかったり、あるいはそのような会員が通知を受け取らないことがあっても、総会の手続きがそのために無効となることはない。
１３．年次総会は毎年少なくとも一回開かれる。但し前年の年次総会の後１５箇月以内に開かなければならない。
第４章 総会での手続き
１４．特別議事とは、
- 議事規則の採択以外の特別総会における全ての議事。及び、
- 年次総会において処理されるもので、次に掲げる以外の全ての議事
(a) 議事規則の採択
(b) 会計報告の審査
(c) 理事の報告
(d) 理事の選挙
(e) その他この規約において年次総会で処理すべきものとされている事項、又は年次総会の招集の通知とともになされた、理事会の報告によって審査に付された事項
１５.
- 定足数に満たないときは、議長の選出と会議の延会又は散会を除き、いかなる議事も行うことができない。
- 総会の途中で定足数に満たなくなったときは、進行中の議事は、定足数に達するまで又は延会若しくは散会されるまでの間は中断しなければならない。
- 定足数は10人又は総会において会員が決定する人数とする。
１６.
- 会員としての義務を果たしている１８歳以上の出席会員は、一つの表決権を有する。
- 表決は挙手又は投票によって行う。
- 代理人による表決は認められない。
第５章 理事（会）及び役員
１７．
- 理事会はこの規約又は法令等によって総会において処理されるべきものとなって いない会に属するすべての権利を行使し、すべての行為をすることができる。但し次に揚げるものに従わなければならない。
(a) 会に適用されるすべての法令
(b) この規約、そして
(c) この規約に違反しない範囲で総会でその時々に定められる規則、総会で定められた規則は、それが定められていなかったならば有効である筈の理事会がその前にした行為を無効とするものではない
１８．会長、副会長、書記、会計が会の役員である
１９．
- 会長、副会長、書記、会計と１人又はそれ以上の人数の表決権を有する会員が会の理事となる。
- 理事の数は５人又は時に応じて総会において定めるそれより多い人数とする。
２０．
- 理事は各年次総会で後任者が選挙され就任を承諾したときに退任する。
- 選挙は任務毎にそれぞれ個別に行う。
- 選挙は発声投票又は記入投票で行う。
- 後任者が選挙されないときは、前に選挙され又は指名された人が引き続き在任する。
２１．
- 理事会はいつでも理事会の空席を満たすために、その同意を得て表決権を有する会員を理事に指名することができる。
- 指名された理事は、会の次の年次総会の終結まで在任する。しかしその総会で改めて理事に立候補できる。
２２．理事会のいかなる行為や手続きも、単に在職理事が定数より少なかったというだけの理由で無効となることはない。
２３．表決権を有する会員は理事の任期満了前に理事を特別議決によって解任することができ、又前任者の残任期間について、後任者を選挙することができる。
２４．理事は理事としての在任や行為に対して報酬を与えられないが、理事は会の仕事をする上で必要かつ理由があってその負担したすべての費用は、償還を受ける。
第６章 理事会の手続き
２５．
- 理事会は事務処理に適した場所で会合を開き、その他適当と思われる様に会議や手続きを延会し又は処理することができる。
- 理事会の定足数は在任理事の過半数とするが、時に応じて定足数を調整することができる。
- 理事会の議長は、理事が持ち回りで務める。
- 会長は必要に応じて理事会を招集することができる。もしくは会長の要請に基づいて書記が理事会を招集することができる。
２６．
- 理事会はその権限の一部に限り、適当と認める１人又は２人以上からなる委員（会）にこれを委任し、委員（会）を任命することができる。
- 上記の委員（会）は理事会によって委任された権限を行使するに当たり、理事によって課せられた規則に従い、その権限を行使して行った全ての行為を直近の理事会において報告する。
２７． 委員（会）は理事会の指示に従うほか、独自にその運営方法を決定する。
２８． 委員会構成員は適当と認めるときは会議を開き、また閉じることができる。
第７章 役員の任務
２９． 会長は
- 会の役員の長であり、他の役員の任務遂行を監督する。
- BC Registriesの申請
- 銀行口座のco-signer
- 新規会員に挨拶文を送る
３０． 副会長は
- 会長の不在時に会長の任務を遂行する
- イベント、総会の会場手配
- 会の備品リストを更新管理する
３１． 書記は
1. 会の通信を取り扱う
2. 会及び理事会の会議の議事を記録し保管する。
3. 会計で作成保管されるべき以外の全ての会の記録及び文章を保管する
4. 会員名簿を更新し管理する
３２．会計は
1. 社団法に適合する為に必要な会計簿を含む財務記録を作成保管する。
2. 要求された場合に理事、会員、その他の人に財務明細書を提出する。
3. 年会費を徴収し、管理する
4. メールチェックを行い、入金の管理、問い合わせなどは各担当理事に振り分ける
5. 協賛企業から広告費を徴収し管理する
6. 寄付金を管理、計上する
7. その他の出入金の管理
8. 銀行とのやり取り、口座預金の管理把握、情報の更新、小切手と領収書の発行
兼務として新規Websiteのドメイン契約と管理、Websiteの制作、更新作業
３３．
（１）書記と会計を１人で兼ねることもでき、その場合は書記兼務会計と呼ばれる。
（２）書記と会計を一理事職とする際にも、理事の合計数が５人又は１９（２）の規定に基づいて決定された人数より少なくなってはならない。
３４．書記が会議に欠席している場合は、理事会がその会議の書記を指名する。
第８章 借入
３５．会の目的遂行の為に理事会は会の為に、かつ会の名のもとに理事会の決定する債券発行その他の方法で資金を調達し、又支払いを確保することができる。
３６．いかなる債権も特別議決による承認なしには発行されない。
３７．会員は特別決議により理事会の借入権を制約することができる。但し課された制約は次の年次総会の時に消滅する。
第９章 会則と規約の規定
３８. 会則と規約はWebsiteに記載する
３９. この会則は特別決議によらなければ、変更又は追加することができない。